CGE

 

CGE

DESCARGA
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Antecedentes
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La Dirección Nacional de Capacitación, con el fin de optimizar los procesos institucionales
internos, especialmente en lo que corresponde a la solicitud, asignación, registro de
participantes en los eventos de Capacitación, emprendió el reto de desarrollar una plataforma
tecnológica que facilite los procesos de gestión administrativa, la misma que entró en vigencia
en el año 2019.
Por lo cual todas las solicitudes de cupos se receptarán únicamente mediante el uso de la
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plataforma de la Contraloría (los pedidos físicos, correos electrónicos, Quipux, etc. no serán
atendidos al no cumplir el proceso establecido y no poder ser registrados en el sistema).
Las Instituciones Públicas y Privadas, al igual que las Personas Particulares, deben solicitar la
activación del uso de la opción de Capacitación dentro de los Sistemas en Línea brindados por
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la Contraloría General del Estado, proceso explicado más adelante.
El presente instructivo, está orientado principalmente para guiar a las Instituciones Públicas en
todo el proceso relacionado con la Gestión de Capacitación, lo cual contribuirá a que los
requerimientos se gestionen de forma eficiente.
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Registro de Servicios en Línea
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Desde el 1 de enero de 2019 rige el procedimiento para registrarse y utilizar los medios y
servicios electrónicos, que ofrece la Contraloría General del Estado, en el marco de sus
competencias y obligaciones constitucionales. El organismo de control del Ecuador ha
actualizado su página web y normativas internas para brindar un servicio más ágil y oportuno a
la ciudadanía.
A continuación, podrá conocer los pasos que debe seguir para obtener el “Acuerdo de
responsabilidad por el uso de medios o servicios electrónicos”. Este documento lo habilita para
realizar trámites como: declaraciones patrimoniales juramentadas (requisito obligatorio para
todas las personas que ingresen a la función pública), emisión de órdenes de movilización,
certificados de responsabilidad e informativos de caución y Solicitud de Cupos de Capacitación.
Recuerde que debe imprimir y entregar el “Acuerdo”, por una sola vez, en las ventanillas de los
balcones de servicio de la Contraloría General del Estado, ubicados a nivel nacional, en las
Delegaciones Provinciales de la institución. Luego, desde su lugar de trabajo o en la comodidad
de su hogar, podrá cumplir con sus obligaciones de forma sencilla y totalmente gratuita, a través
de la página web de la entidad fiscalizadora superior. Mayor detalle en los vídeos mostrados en:
http://www.contraloria.gob.ec/CentralMedios/SalaPrensa/13541
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Las personas particulares que ya tienen usuario para uso de medios electrónicos en la
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Contraloría General del Estado, no necesitan volver a llenar el acuerdo, debido a que la opción
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de Capacitación se activa automáticamente.
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Cabe señalar que las solicitudes serán atendidas conforme al orden de ingreso, además
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de las prioridades de asignación de cupos establecidas en el Plan de Capacitación 2020 y de
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acuerdo al orden cronológico de ejecución de los eventos.
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La asignación de cupos puede ser total o parcial, dependiendo de la disponibilidad del equipo
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de gestión de cupos y de los cupos existentes.
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Activar ventanas emergentes o elementos emergentes
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Para el correcto funcionamiento del sistema, debe tener activadas las ventanas emergentes o
cuadros de diálogo, depende del navegador que emplee, si esta opción no está activa, no va a
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poder realizar los procesos siguientes.
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En Google Chrome, si da clic en el cuadro en azul, debe activar la opción permitir notificaciones
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En Mozilla Firefox, si da clic en el cuadro en azul, debe activar la opción permitir notificaciones
en bloqueo de contenido en el cuadro rojo
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La opción de bloquear ventanas emergentes (cerca del final de la ventana) debe estar
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desactivada como se muestra en la figura a continuación:
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En Internet Explorer:
Abrir Internet Explorer, seleccionar el botón Herramientas (1) y después seleccionar Opciones
de Internet. En la pestaña Privacidad (2), en Bloqueador de elementos emergentes (3), desactive
la casilla Activar el bloqueador de elementos emergentes y selecciona Aceptar, si desea activar
para todos los sitios, sino vaya a <Configuración> y agregue el sitio www.contraloria.gob.ec (4)
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NOTA: Puede también agregar la página de Contraloria en la lista de sitios
de confianza en cualquier navegador que utilice.
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El proceso a seguir es el mostrado a continuación.
1.- A partir de la página de la Contraloría General del Estado: http://www.contraloria.gob.ec/
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ingrese a PERSONA JURÍDICA DE DERECHO PÚBLICO (Instituciones Públicas), si usted es
particular seleccione “PERSONA NATURAL”.
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2.- En la pantalla mostrada seleccionar
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3.- Aparece una ventana de diálogo que pide información de su institución, como se muestra a
continuación:
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4.- Llene la información solicitada y valide los datos (el usuario no debe existir) y clic botón
<Grabar>
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5.- Aparece una ventana de diálogo confirmando datos, como la mostrada a continuación
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Si presiona el botón <Siguiente>, le va a enviar un correo a la dirección ingresada, el mismo
que debe ser respondido y validado.
6.- Aparece una ventana como la mostrada a continuación.
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7.- El sistema envía nombre de usuario y clave provisional al correo registrado, similar a la
imagen siguiente.
Image_79_0
7.- Clic en el enlace adjunto en el correo.
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8.- En la pantalla de ingreso al sistema, ingrese su usuario, contraseña y el código mostrado,
luego clic en <Ingresar>
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9.- Aparece una pantalla donde debe ingresar las respuestas a las preguntas que plantea el
sistema, realice también el cambio de clave.
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10.- El sistema registra las respuestas ingresadas y la nueva clave, luego de lo cual aparece un
mensaje de confirmación, similar a la imagen siguiente.
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NOTA: En caso de aparecer algún error de validación durante este proceso
debe comunicarse con Mesa de Ayuda al (02) 2554 149 ext. 104 o al
0999328065.
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11.- Debe volver a ingresar usuario, contraseña (nueva) y Código dentro del sistema.
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12.- El sistema genera un PIN que le llega al correo electrónico registrado, debe ingresar a su
correo y copiar el PIN.
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13.- Una vez confirmado el Código tiene que proceder a llenar el formulario con los datos de la
entidad y las aplicaciones a las que necesite el acceso.
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14.- En la opción “Aplicaciones CGE”, se despliega la lista de opciones, seleccione cgeCapacita
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15.- Una vez seleccionada la opción de cgeCapacita, aparece la ventana siguiente (si no le
aparece debe activar las notificaciones y/o ventanas emergentes):
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16.- Luego de lo cual aparecen las opciones de descarga del acuerdo y la carta.
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17.- Una vez completada la información aparecen los enlaces para descargar el acuerdo de uso
de medios electrónicos y la carta de autorización, que deben ser impresas, firmadas y
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presentadas en cualquiera de las oficinas de la contraloría a nivel nacional para terminar
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con el registro y poder hacer uso del sistema.
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18.- Ejemplo de acuerdo
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Ejemplo de carta
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19.- Una vez presentados los documentos en la Contraloría, los mismos serán validados y el
usuario será activado (inmediatamente) y podrá hacer uso del aplicativo requerido.
20.- Ingresar a los servicios en línea, cuando pide el PIN, como en la pantalla mostrada
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Llegará un correo con el PIN, similar a lo mostrado
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Este debe ser ingresado en el sistema, en la parte que solicita el PIN.
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Si la institución tiene activo un acuerdo previo
de uso de medios electrónicos
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Debe realizar los pasos siguientes únicamente si la institución tiene ya un acuerdo previo
de uso de medio electrónicos (utilizado en otros servicios) y/o desea modificar (correo,
usuario) o agregar un nuevo servicio (Capacitación).
Debe hacer lo siguiente:
a) Ingrese con el usuario que posee
b) En la parte superior de la pantalla, seleccionar “Actualizar información de registro”
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c) Le aparece una ventana similar a la siguiente
Image_113_0
d) Luego aparece la ventana mostrada en el punto 16
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e)
Llene la información necesaria. No se olvide de marcar la opción cgeCapacita, luego de
lo cual va a salir algo similar a lo siguiente:
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Flujo del proceso de asignación de Cupos
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Con el fin de que las instituciones y personas particulares comprendan los procesos de la
asignación, a continuación se muestra el flujo del proceso, con letras guías encerradas en
paréntesis.
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Instructivo solicitud de cupos instituciones
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1.- Utilizando el navegador de su preferencia (Mozilla Firefox, o Google Chrome, Internet
Explorer) ingresar a la página de Contraloría: http://www.contraloria.gob.ec/
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2.- Seleccionar servicios en línea como se muestra en la pantalla a continuación:
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3.- Seleccionar PERSONA JURÍDICA DE DERECHO PÚBLICO
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4.- Ingresar el usuario y la contraseña
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5.- Ingrese en el teclado el Código Mostrado (como el mostrado en el recuadro rojo)
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6.- Clic sobre el botón
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7.- Aparece una ventana como la mostrada a continuación, en la cual le pide un PIN
7.- El PIN se lo envía al correo registrado, ingresar el mismo utilizando el teclado virtual
8.- Ingrese el PIN
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9.- Clic en el botón Ingresar
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10.- Aparece una ventana como la mostrada a continuación
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11.- Clic sobre la imagen Capacitación
12.- Aparece una ventana con las opciones disponibles al respecto.
Ingresar datos de contacto
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Aparece una ventana como la siguiente, en la cual se debe llenar la información requerida.
13.- Seleccionar Datos de Contacto
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En la parte del rectángulo en rojo de la ventana anterior, debe aparecer la información básica
de su institución.
14.- Llenar toda la información requerida, similar a lo mostrado en la figura anterior.
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15.- Clic sobre el botón
Al terminar este proceso se completa el paso inicial de configuración de la información de
contacto de la Institución.
Esta información se la debe llenar únicamente la primera vez y cada que sea necesario realizar
algún cambio en la información de la institución.
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Administrar datos de servidores de la Institución
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El sistema está configurado para permitir importar datos a partir de un archivo Excel llamado
formato.xlsx”, el mismo que podría ser llenado fácilmente desde la Base de Datos del Personal
de cada institución. El cual requiere la siguiente información de los Servidores:
TIPO_IDENTIDAD (CEDULA, PASAPORTE)
NUMERO_IDENTIDAD (10 DÍGITOS SIN GUION)
NOMBRES
APELLIDOS
CARGO
EMAIL_PERSONAL (obligatorio)
EMAIL_INSTITUCIONAL (opcional)
Cabe indicar que la información se la puede actualizar en cualquier momento, ya sea
reemplazando la información existente, o modificándola manualmente, como sea más
conveniente para la persona que administre la misma.
Con este archivo lleno se puede proceder a importar y/o actualizar los Servidores de la
Institución de forma masiva, el proceso se indica a continuación.
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Recuerde que cualquier error en la información subida al cgeCapacita es de
exclusiva responsabilidad de la entidad, por lo cual los participantes están
en la obligación de actualizar la ficha de datos personales y reportar el error
a su entidad, que debe corregir los mismos.
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Proceso de importación de servidores
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En la parte izquierda de la pantalla mostrada, seleccionar Servidores
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A partir del archivo Excel que contiene la información de los Servidores, para importar los
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mismos al sistema, se deben realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar <Agregar> o <Reemplazar>, dependiendo de lo deseado.
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2. Clic en <Seleccionar archivo>
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3. Desplazarse hasta la ubicación del archivo Excel que contiene la información de los
servidores, de acuerdo al formato antes indicado en “formato.xlsx”
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4. Una vez seleccionado el archivo, dar clic en el botón
5. Luego de lo cual aparece una pequeña ventana de diálogo que muestra el mensaje siguiente:
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6. Si está de acuerdo dar clic en el botón <Continuar>
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7. Se realizará el proceso de importación, el mismo que tomará algún tiempo, dependiendo de
la cantidad de registros existentes en el archivo.
8. Cabe señalar que aquí se realizará una pre validación de datos, como lo siguiente: Que los
datos obligatorios estén llenos, que las direcciones de correo cumplan el formato, que las
cédulas tengan el formato establecido (longitud, números, etc.)
Se puede también realizar el ingreso de manera individual, dando clic en el botón (+)
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El sistema validará los datos importados y reportará los errores en los registros que no cumplen
lo solicitado, los mismos que deben ser resueltos previo a la asignación de cupos a los servidores.
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En caso de tener inconvenientes para subir el archivo, es recomendable que el mismo esté
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cerrado, debido a que en algunos casos se ha presentado el inconveniente para subirlo si está
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abierto el archivo Excel.
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En algunos casos es necesario remplazar todos los datos existentes, por lo cual en caso de no
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poder realizar este proceso, se sugiere eliminar los existentes y volver a cargarlos a partir del
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archivo Excel.
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Registro de Solicitudes de cupos
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En la ventana principal, en la parte izquierda encontramos la opción de “Registro de Solicitud”
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NOTA: Si le aparece un mensaje indicando que no existen cursos, se debe a que el Plan del año
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correspondiente aún no ha sido cargado en el sistema, por lo cual debe esperar hasta que el
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mismo sea subido. Se recomienda chequear la página de Capacitación, en la misma que se
indicará cuando están disponibles los cursos.
Esto permite realizar el proceso de solicitud de cupos (parte A del flujo), para lo cual se debe
proceder de la manera siguiente:
1. En la parte derecha de la ventana, aparece una lista de los cursos habilitados para solicitar
cupos, como lo mostrado en la pantalla a continuación:
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En el cual se muestra la información organizada por Área, luego por Evento.
2. Seleccionar el nombre del Evento del cual se requieren los cupos, por ejemplo: Gestión
Pública
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3. Clic en la doble flecha azul
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4. Esto hace aparecer información complementaria del evento del cual se desean cupos como
lo mostrado a continuación
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5.
6.
7.
8.
Seleccione la Ciudad deseada, así como también ingresar la cantidad de cupos requerida
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Una vez completada esa información, dar clic en el botón
ubicado sobre la
solicitud actual.
Debe presionar el botón guardar para cada selección de cupos por curso, posteriormente
aparece un mensaje de confirmación como el mostrado a continuación
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Luego de lo cual cambia la información, como se muestra a continuación:
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En Observaciones puede colocar la fecha en la cual prefiere los cursos. De ser posible
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se le atenderá en las fechas solicitadas, dependiendo de la disponibilidad de cupos.
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9. Van a aparecer todos los pedidos de cupos realizados para esa solicitud, por cada curso
10. En el ESTADO, se muestra si se envió o no dicha solicitud, cabe señalar que una vez enviada
la Solicitud, la misma no puede ser modificada. Esto equivale al envío de una solicitud física.
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Al momento en que se presiona el Botón
la solicitud ingresa al sistema, y a los
responsables de asignar cupos les aparece la solicitud.
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NOTA: En la misma solicitud se pueden pedir cupos para varios cursos y de
diferentes áreas
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Modificar Solicitud de cupos
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Cabe recalcar que las solicitudes mientras no se envíen se pueden modificar, luego de enviada
la solicitud los cambios no serán visualizados por los responsables del proceso, así que no
tendrán efecto.
1. Seleccionar la Solicitud de Cupos a modificar
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2. Clic en el botón
al lado izquierdo del curso a modificar, lo cual permite modificar tanto
la ciudad, como la cantidad de cupos
3. Una vez realizados los cambios deseados, dar clic en el botón Guardar, con lo cual se
actualizan dichos cambios
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4. Cuando la solicitud está lista, se debe dar clic en el botón
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5. Luego de lo cual cambia el ESTADO de la misma como se muestra en la imagen a
continuación.
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A partir de ese momento es necesario esperar por la respuesta a la asignación de los cupos
solicitados.
Eliminar Solicitud de cupos
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En la ventana principal, en la parte izquierda encontramos la opción de “Registro de Solicitud”
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1. Seleccionar la solicitud a eliminar
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2.
3.
4.
Una vez seleccionada, eliminar todos los eventos correspondientes a la solicitud,
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presionando el botón
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En la ventana de diálogo mostrada presionar el botón
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Luego guardar.
Cabe indicar que las solicitudes no se eliminan totalmente, únicamente los registros de
cupos. Por lo cual se puede reutilizar la misma en caso de no haberla enviado.
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Inscripción de participantes
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Una vez que la Dirección Nacional de Capacitación le ha asignado los cupos (parte B del flujo),
para inscribir a los participantes se debe realizar el proceso indicado:
1.- En el menú izquierdo, seleccionar la opción inscripción (parte C del flujo), como se muestra
en la pantalla siguiente:
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2.- Aparecerán los cursos para los cuales se les ha asignado los cupos, como se muestra a
continuación, en el cual se presenta un detalle de los cupos asignados, así como el lugar del
evento.
Los colores sirven como un indicador de la cantidad de personas inscritas al evento, en
función del número de cupos dados. (Verde 100% inscritos, Naranja parcialmente
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inscritos, Rojos Sin inscribir)
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3.- Clic en el Botón de Seleccionar
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4.- Se despliega una lista con las personas que están aptas para tomar el curso en el cual se le
han asignado los cupos (cabe señalar, que las personas que tienen aprobado dicho evento
no aparecen en el listado, así como también las personas que fueron asignadas para el
mismo evento en otra fecha), como se muestra en la imagen a continuación.
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5.- Se debe hacer un clic sobre el servidor que se desea asignar al curso, en las letras rojas se
indica el número de personas seleccionadas, así como también el total de cupos asignados.
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6.- Una vez seleccionados los servidores a los cuales se les van a dar los cupos en el evento, dar
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clic en el botón
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7.- Luego de lo cual aparece la ventana de diálogo que indica que el registro fue exitoso
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El sistema valida que la cantidad de servidores inscritos no supere la cantidad de cupos
otorgados, en caso de hacer esto, el sistema no permitirá inscribir al resto de los participantes
de su entidad.
Cabe indicar que los usuarios a los cuales se les asignaron los cupos pueden ser cambiados en
cualquier momento antes de que los mismos sean matriculados en el sistema de Capacitación,
hasta 2 días antes del inicio del evento.
El sistema también verifica la cantidad máxima de cursos asignados a un participante, la misma
que NO DEBE EXCEDER a lo establecido en la política de Capacitación. En caso de detectarse
incumplimiento a lo antes indicado, la Dirección de Capacitación puede unilateralmente quitar
los cupos asignados.
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La cantidad de cursos tomados por un servidor, es independiente de la forma en la cual lo tomó,
ya sea como particular o porque trabajó antes en otra institución, el sistema realiza la validación
por el número de cédula.
Si la persona que requiere capacitación es servidor público, debe canalizar el pedido por medio
de la Unidad de Talento Humano de la entidad a la que pertenece.
Este instructivo podrá ser actualizado de acuerdo a los avances e innovaciones que se realicen
en el sistema.
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NOTA: El botón inscribir/desinscribir se debe utilizar para guardar
cualquier cambio realizado a la lista de participantes
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Ejemplo si una vez inscritos los participantes, se desea cambiar a alguno de ellos, primero se
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debe quitar el participante y presionar el botón inscribir/desinscribir, con lo cual se registra el
haber quitado un participante, luego seleccionar el participante que va a remplazar al anterior
y presionar nuevamente el botón inscribir, con lo cual la información se actualiza.
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El Botón sirve también para des inscribir a los participantes, al permitir guardar las acciones
luego de desmarcar los participantes previamente seleccionados.
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SOLICITUD DE CUPOS PARTICULARES
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Las personas particulares tienen que tener el acuerdo de uso de medios electrónicos, de la
misma manera que está para las instituciones, con la diferencia de que se debe escoger
PERSONA NATURAL, como se indica en la página 7. Una vez realizado esos procesos, debe
realizar lo indicado a continuación.
1. Una vez ingresado al sistema, en la parte izquierda del menú, le aparece la opción de
Solicitud de Cupos
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2. En la parte derecha del menú, aparece la opción de buscar el nombre del curso, se debe
digitar una parte del nombre o el nombre completo, como se muestra a continuación.
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3. Clic en el botón de buscar y aparece la lista de cursos que tienen lo buscado, aparece una
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pantalla como la mostrada a continuación.
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4. Clic sobre el ícono
frente al curso deseado, con lo cual se registra la solicitud
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5. Luego de lo cual aparece un mensaje que el evento ha sido solicitado, y el curso aparece en
la parte superior como se muestra en la pantalla a continuación
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Eliminar solicitud de cupos
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Una vez que ha solicitado cupos, es posible eliminar la solicitud, siempre y cuando no se le haya
dado el cupo.
Se debe proceder de la siguiente forma.
1. Ingresar a solicitud de cupos
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2. En la parte derecha de la pantalla aparecen los cursos pendientes de ejecutarse en lo que
queda del año. En la parte superior de la lista aparecen siempre los cupos solicitados como
se muestra a continuación.
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3. Dar clic sobre el ícono
, luego de lo cual aparece una ventana que le informa que va a
eliminar la solicitud de cupo realizada, como se muestra en la ventana siguiente:
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4. Clic en Aceptar, luego de lo cual aparece una ventana que le informa que la solicitud fue
eliminada.
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5. Clic en el botón <OK>
Con estos pasos la solicitud queda eliminada.
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Recuerde que puede eliminar únicamente las solicitudes a las cuales NO SE LE HAYAN
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ASIGNADO CUPOS.
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Modificar Solicitudes
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Dentro del aplicativo, no es posible modificar las solicitudes de forma directa. Por lo cual debe
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1.- Eliminar la solicitud a cambiar (siempre y cuando no se le haya asignado cupos)
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2.- Crear una nueva solicitud.
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Procesos
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1.
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2.
para regularizar la participación
La Dirección Nacional de Capacitación realizará la matriculación de los participantes para los
cuales las instituciones solicitaron los cupos y de los particulares a los que se asignaron los
cupos de forma directa. Luego de lo cual se enviará un correo solicitando la actualización de
la información personal de los participantes. (Actividad D del flujo)
Los participantes deben de forma obligatoria actualizar sus datos (Actividad E del flujo)
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hasta 72 horas antes del inicio del evento, caso contrario se asume que no van a participar
en el curso y serán quitados del mismo.
El enlace para actualizar los datos es:
https://servicios.contraloria.gob.ec:4443/capacita/participante/login.aspx
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NOTA: No es necesario recibir la notificación para actualizar la ficha de
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datos personales, cualquier persona lo puede hacer una vez que se la
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inscriba en un evento por parte de la Entidad
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Para lo cual le solicita
Usuario: correo electrónico registrado
Contraseña: cédula de registro
Se envía un CÓDIGO (PIN) al correo electrónico con el cual está ingresando (esto por razones
de seguridad de la información del participante), como se muestra en la figura a
continuación.
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En caso de que no llegue el PIN a la bandeja de entrada de su correo, verificar la bandeja
de correo no deseado (SPAM), también el correo personal en caso de tenerlo registrado
como principal.
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En esta pantalla, debe ingresar los valores (6 dígitos) que le llegan a su correo utilizando el
teclado numérico. Luego clic en el botón ingresar.
Se pide que los usuarios actualicen la información personal, en una pantalla similar a la
mostrada a continuación:
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Todos los campos marcados con (!) son obligatorios y deben ser ingresados. En caso de no
tener Segundo Apellido y/o Segundo Nombre, no debe ingresar NADA en ese campo.
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La información personal la pueden actualizar a partir del momento de
inscripción en un evento, sin esperar que llegue la solicitud de
actualización de datos
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3. Las coordinaciones administrativas de las Áreas de Capacitación correspondientes,
procederán a generar el listado definitivo de los participantes para el inicio del curso.
(Actividad F del flujo)
En los eventos presenciales, los participantes firmarán la lista de participación el primer día del
curso.
En los eventos virtuales, se les enviará un correo indicando que están participando en el curso,
así como el usuario y clave respectivos, no olvidar de actualizar los datos.
Gestión de participantes de la Entidad
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A partir de febrero de 2020, se implementó la opción Estado Eventos, que permite a los
responsables de Capacitación de las Entidades, ver el estado de participación de sus servidores,
como se muestra en la pantalla a continuación, la cual presenta información complementaria
como la fecha en la cual las personas actualizaron su ficha de datos personales, en qué estado
se encuentran dentro del evento y el estado académico del participante (APROBADO,
SUSPENSO, REPROBADO), aparece SIN REGISTRO: cuando las notas no han sido ingresadas aún.
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